La tecnología ha revolucionado el mundo empresarial en múltiples aspectos, y las telecomunicaciones no se han quedado atrás. Las antiguas centralitas telefónicas, conocidas por ser equipos voluminosos y costosos, han sido reemplazadas por una solución mucho más eficiente: la centralita virtual. Esta, al estar alojadas en la nube, ofrece a las empresas una experiencia más flexible, económica y funcional. A continuación, te mostramos cómo las centralitas virtuales están transformando las comunicaciones empresariales y las principales ventajas que ofrecen.
¿Qué es una centralita física?
Para entender las ventajas de la centralita virtual, primero es importante conocer qué es una centralita telefónica física. Una centralita es el sistema que gestiona las llamadas entrantes y salientes de una empresa. En su versión física, es un hardware instalado en las oficinas que distribuye las llamadas entre los diferentes usuarios, controla el enrutamiento de las llamadas y otras funciones como la transferencia o la grabación.
¿Qué es una centralita virtual?
Por otro lado, una centralita virtual es un sistema que realiza las mismas funciones, pero en lugar de ser un hardware instalado en las instalaciones de la empresa, funciona a través de Internet y es gestionado por un proveedor de servicios en la nube. Esto implica que no hay equipos físicos involucrados, salvo los dispositivos utilizados para realizar las llamadas, como teléfonos IP, ordenadores o smartphones.
Diferencias clave entre Centralita Virtual vs. Centralita Física
- Infraestructura y costes iniciales
Optar por una centralita física supone un importante desembolso inicial, ya que implica la compra de equipos especializados, cuya instalación y configuración requieren la intervención de técnicos cualificados. Además, este tipo de sistemas ocupan un espacio físico considerable en las oficinas, lo que puede ser un inconveniente para muchas empresas. A esto se suman los costes recurrentes de mantenimiento y las actualizaciones necesarias para mantener el sistema operativo y seguro a lo largo del tiempo.
En contraste, una centralita virtual elimina por completo estas barreras. Al funcionar íntegramente en la nube, no es necesario adquirir hardware costoso ni realizar complicadas instalaciones. Con solo contar con un dispositivo conectado a Internet —ya sea un teléfono, ordenador o tablet— , las empresas pueden disfrutar de un sistema de comunicaciones avanzado y flexible. Este modelo no solo reduce drásticamente los costes iniciales, sino que también ofrece una mayor flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio. Además, la capacidad de gestión remota y la ausencia de limitaciones físicas lo convierten en una solución perfecta que impulsa la productividad desde cualquier lugar.
- Escalabilidad
Cuando se trata de escalabilidad, una centralita física tiene claras limitaciones. A medida que una empresa crece y necesita más extensiones, es probable que se deba adquirir nuevo hardware o, en algunos casos, incluso reemplazar el sistema completo. Este proceso no solo es costoso, sino que también puede implicar largos periodos de instalación y configuración, afectando la operatividad del negocio. La falta de flexibilidad de estas centralitas tradicionales las convierte en una opción poco práctica para empresas en crecimiento o con necesidades cambiantes.
En contraste, una centralita virtual para empresas ofrece una escalabilidad prácticamente ilimitada. Las empresas pueden agregar o eliminar extensiones en función de sus necesidades de manera rápida y sencilla. No es necesario adquirir nuevos equipos ni realizar costosas modificaciones, lo que permite que la infraestructura de comunicaciones se adapte instantáneamente al tamaño y demandas de la empresa, sin interrumpir su operatividad. Esta capacidad de escalar de forma ágil y sin complicaciones hace que las centralitas virtuales sean la opción ideal para todo tipo de organizaciones .
- Mantenimiento y actualizaciones
El mantenimiento y las actualizaciones en una centralita física requieren la presencia de técnicos especializados, lo que implica costes adicionales y tiempos de inactividad para la empresa. Además, los equipos tienden a envejecer y pueden quedar obsoletos rápidamente, lo que representa un desafío constante para la eficiencia del sistema. En cambio, en una centralita virtual para empresas, el proveedor del servicio se encarga de todo el mantenimiento y realiza las actualizaciones de manera remota, lo que garantiza que las empresas siempre tengan acceso a las últimas mejoras sin interrupciones en el servicio ni costes adicionales.
- Flexibilidad y movilidad
En cuanto a la flexibilidad y movilidad, una centralita física está restringida a la ubicación física donde se ha instalado, lo que significa que los empleados deben estar en la oficina o contar con extensiones específicamente configuradas para acceder al sistema. Sin embargo, una centralita virtual permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar del mundo, siempre que haya una conexión a Internet, facilitando que puedan recibir y realizar llamadas desde dispositivos móviles o portátiles. Esto favorece el trabajo remoto y la movilidad, algo especialmente valioso en el entorno digital actual.
- Funcionalidades avanzadas
Una centralita física puede ofrecer funcionalidades básicas pero para implementar funciones más avanzadas, se requiere un coste adicional y una configuración técnica compleja. En contraste, una centralita virtual para empresas incluye de manera nativa una amplia gama de funcionalidades avanzadas como la integración con múltiples CRMs, la integración con Teams o informes detallados de llamadas. Además, estas funcionalidades son completamente personalizables, permitiendo que las empresas adapten la centralita virtual a sus necesidades específicas con total flexibilidad. La capacidad de contar con soluciones tecnológicas tan avanzadas, de manera sencilla y económica, convierte a la centralita virtual en una opción mucho más atractiva para aquellas empresas que buscan maximizar la eficiencia de sus comunicaciones sin complicaciones técnicas.
- Conectividad y continuidad del negocio
Una centralita física presenta riesgos en caso de un fallo en el hardware o un corte de energía, ya que la empresa puede quedarse sin servicio telefónico, afectando gravemente su operatividad. Por otro lado, una centralita virtual, al estar alojada en la nube, es mucho más resiliente ante posibles desastres. Incluso si ocurre un fallo en la oficina, las llamadas pueden redirigirse automáticamente a otros dispositivos o ubicaciones, garantizando la continuidad de las comunicaciones sin interrupciones.
- Seguridad
Una centralita física depende en gran medida de las medidas implementadas por la empresa, lo que puede hacerla más vulnerable a fallos de seguridad si no se realizan las actualizaciones necesarias a tiempo. Por el contrario, las centralitas virtuales suelen ofrecer estándares de seguridad mucho más altos, con encriptación de llamadas, firewalls y protección avanzada contra amenazas, ya que los proveedores están obligados a gestionar los datos de múltiples clientes cumpliendo con estrictas regulaciones de seguridad.
¿Cuál es la mejor centralita virtual?
La centralita virtual Centrex de Gamma se posiciona como la mejor solución de centralita virtual para empresas, ya que reúne una serie de beneficios que la convierten en una plataforma completa y profesional Gracias a su tecnología en la nube, las comunicaciones de la empresa estarán siempre disponibles, independientemente del lugar o la situación en la que se encuentren los empleados.
Una de las funcionalidades exclusivas de Centrex es la posibilidad de disfrutar de las mismas prestaciones tanto en el teléfono fijo como en el móvil, sin necesidad de instalar aplicaciones adicionales. Las empresas pueden realizar llamadas desde cualquier dispositivo: fijo, móvil u ordenador, lo que permite llevar el negocio a cualquier lugar, con la tranquilidad de que las comunicaciones estarán siempre activas y accesibles.
Además, Centrex se integra de manera sencilla con los sistemas CRM, facilitando la gestión de llamadas con un solo clic. Esto permite visualizar datos de los clientes que llaman o añadir notas a las interacciones, mejorando el seguimiento comercial y optimizando la atención al cliente.
Una característica adicional muy destacada es la integración nativa de la centralita virtual Centrex con Microsoft Teams, que unifica en una sola herramienta las funciones de colaboración y telefonía empresarial. Con esta integración, los usuarios pueden realizar llamadas, chatear, compartir documentos o hacer videollamadas desde un único espacio, lo que simplifica el flujo de trabajo. Durante las llamadas, los empleados también tienen acceso a información relevante de correos electrónicos o documentos, lo que incrementa su productividad.
La centralita virtual Centrex también asegura que las empresas puedan navegar y comunicarse sin límites ni interrupciones, gracias a sus accesos profesionales de Fibra Segura de hasta 1Gb, que incluyen opciones de backup de voz y datos. Entre estas opciones, el Backup 4G destaca como una solución que garantiza la conectividad continua incluso en caso de cortes o incidencias, asegurando que el negocio permanezca operativo en todo momento.
La gestión telefónica es otro de los puntos fuertes de la centralita virtual de Centrex, que permite crear grupos de extensiones, establecer colas de llamadas y utilizar funcionalidades avanzadas propias de un Contact Center, además de la grabación automática de llamadas. Esto no solo mejora la calidad de la atención prestada, sino que también facilita la televenta y optimiza la eficiencia del servicio al cliente.
Gracias a la herramienta Analytics de la centralita virtual Centrex, las empresas pueden acceder a un análisis en tiempo real de todas sus llamadas, proporcionando información estadística clave que ayuda a mejorar la gestión, dimensionar los recursos y atender a los clientes con mayor rapidez y calidad.
Además, Gamma dispone de un departamento de atención al cliente disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para resolver cualquier duda o incidencia. De esta manera, Gamma se encarga de todos los aspectos relacionados con las comunicaciones, permitiendo que las empresas se concentren en lo que realmente importa: su crecimiento y éxito empresarial.
